Partijen zijn verplicht de voor de beslissing van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aan te voeren. Wordt deze verplichting niet nageleefd, dan kan de rechter daaruit de gevolgtrekking maken die hij geraden acht.

Artikel 21 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering

De raad voor de kinderbescherming en de gecertificeerde instelling zijn verplicht in rapportages of verzoekschriften de van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aan te voeren.

Artikel 3.3 Jeugdwet

“Mensen hebben het recht om organisaties te vragen hun gegevens te rectificeren (wijzigen) als die niet kloppen. Bijvoorbeeld nadat zij een inzageverzoek hebben gedaan bij een organisatie en hebben ontdekt dat hun gegevens niet juist zijn. Of niet compleet. Zij kunnen de organisatie dan vragen hun gegevens aan te passen of aan te vullen.

Kloppen de gegevens niet die een organisatie van iemand gebruikt? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben voor deze persoon. Daarom zijn organisaties er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die zij verwerken altijd juist zijn. En zij moeten de gegevens updaten als dat nodig is.”

Recht op rectificatie (Autoriteit Persoonsgegevens)

‘In een aantal situaties zijn organisaties verplicht om persoonsgegevens van iemand te verwijderen (wissen)  als diegene hierom vraagt. Volgens de privacywet AVG hebben mensen namelijk ‘recht op gegevenswissing’, ook wel ‘recht op vergetelheid’ genoemd.

Is er geen goede reden (meer) voor een organisatie om iemands persoonsgegevens nog langer te verwerken? Dan is het belangrijk dat de organisatie deze gegevens verwijdert. Maar let op: het is vaak niet mogelijk om alle persoonsgegevens te verwijderen.”

Recht op gegevens verwijderen (Autoriteit Persoonsgegevens)

“Mensen hebben het recht om organisaties te vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van hun persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als zij een organisatie hebben gevraagd om hun gegevens te wijzigen, maar de organisatie dit verzoek nog moet beoordelen. Dit heet het recht op beperking van de verwerking.”

Recht op beperking van de verwerking (Autoriteit Persoonsgegevens)

De overheid legt haar handelen en haar besluiten duidelijk aan de burger uit. Daarbij geeft zij aan op welke wettelijke bepalingen de handeling of het besluit is gebaseerd, van welke feiten zij is­ uitgegaan en hoe zij rekening heeft gehouden met de belangen van de burgers. Deze motivering moet voor de burger begrijpelijk zijn.

Behoorlijkheidswijzer

De overheid geeft de burger de mogelijkheid om zijn procedurele kansen te benutten en zorgt daarbij voor een ­ eerlijke gang van zaken.

De overheid heeft een open houding waarbij de burger de gelegenheid krijgt zijn stand punt en daarbij horende feiten naar voren te brengen en te verdedigen en het daaraan tegenovergestelde ­stand­punt te bestrijden (hoor en wederhoor). De overheidsinstantie speelt daarbij open kaart en geeft actief informatie over de proce­durele mogelijkheden die de burger kan benutten.

Behoorlijkheidswijzer

Er wordt gewerkt aan het Actieplan Verbetering Feitenonderzoek in de Jeugdbeschermingsketen.

Wegwijzer ‘Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en plichten’ (download)

Website Actieplan Verbetering Feitenonderzoek

Actieplan Verbetering Feitenonderzoek in de Jeugdbeschermingsketen (download)

Evaluatie Actieplan Verbetering Feitenonderzoek

…
– Het dossier speelt een rol in de continuïteit van zorg als de begeleiding of behandeling wordt overdragen aan een opvolger. Dat betekent dat een opvolger moet kunnen weten waarop de feiten in het dossier zijn gebaseerd. Dus van wie die afkomstig waren, of die gebaseerd zijn op onderzoek en zo ja welke methode gebruikt is. Het is belangrijk dat zaken in het dossier zo accuraat mogelijk worden opgeschreven en actueel worden gehouden. Dat betekent niet dat elk detail opgeschreven moet worden.
Ook hier geldt dat steeds afgewogen moet worden welke informatie relevant is voor het hulpverleningsproces en de continuïteit. Als bepaalde informatie op een later moment niet juist blijkt te zijn, dan is belangrijk dat in het dossier een aantekening wordt gemaakt dat de gegevens bij nader inzien onjuist waren of anders geïnterpreteerd moeten worden.
…

Wegwijzer ‘Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en plichten’ (download)

Degene die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking heet de verwerkingsverantwoordelijke in de AVG. Meestal is dat de werkgever van de hulpverlener. Die moet zorgen voor zorgvuldige verwerking. De hulpverlener zelf is als “goed hulpverlener” ervoor verantwoordelijk dat de informatie in het hulpverleningsdossier juist en correct is.

Wegwijzer ‘Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en plichten’ (download)

De gegevens moeten juist zijn Dat betekent dat als gegevens feitelijk niet juist blijken te zijn, deze gecorrigeerd moeten worden of verwijderd. Voor het hulpverleningsdossier geldt op grond van de Jeugdwet, WGBO en beroepscodes, dat de bevindingen en conclusies van de hulpverlener tot diens professioneel oordeel en verantwoordelijkheid behoren en niet gecorrigeerd kunnen worden. Wel kan de betrokkene vragen om zijn/haar zienswijze op te nemen in het dossier.

Wegwijzer ‘Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en plichten’ (download)

In het dossier scheidt de hulpverlener feiten van meningen. Interpretaties worden vermeden, want dat kan leiden tot een verkeerde weergave van de werkelijkheid.

Wegwijzer ‘Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en plichten’ (download)

Als onderdeel van het Actieplan Verbetering Feitenonderzoek is het Nederlands Jeugdinstituut gevraagd goede en minder goede voorbeelden van feitenonderzoek te beschrijven. Dit heeft geresulteerd in het rapport Samen werken aan feitenonderzoek – Een studie naar verbeterpunten voor participatie, kwaliteit van feitenonderzoek en rapportage. Het rapport biedt veel concrete adviezen aan jeugdbeschermers om in samenwerking met de cliënt te komen tot goed onderzoek en feitelijk onderbouwde rapportages. Bijvoorbeeld:

5.3.2 Aanbevelingen voor onderzoek en rapportage
…
Goede onderbouwing van besluiten
Beleidsmedewerkers benadrukken het belang van een goede uitleg, argumentatie en onderbouwing van besluiten, zodat helder is op basis waarvan besluiten en conclusies worden gemaakt.
…
Goede en gedegen diagnostiek
Cliënten noemen dat psychiatrische diagnoses in rapporten soms niet actueel zijn, of überhaupt niet onderzocht en dus onjuist zijn. Het belang van goed en gedegen diagnostisch onderzoek wordt dus genoemd, eventueel door een externe professional.
…
‘Equality of arms’ en IVRK
Een enkele cliënt benadrukt het hanteren van het beginsel ‘equality of arms’ binnen het feitenonderzoek, dat uitgaat van het idee dat de verdachte in een jeugdbeschermingszaak een redelijke kans moet krijgen om zijn kant van het verhaal naar voren te brengen. Daarnaast benadrukt de cliënt gebruik van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK).

5.3.2 Aanbevelingen voor onderzoek en rapportage
…
Scheiding van feiten en meningen
Voornamelijk cliënten vinden dat rapportages in meer objectieve taal geschreven moeten worden, met een focus op het beschrijven van feitelijk gedrag en zonder algemeenheden en vaagheden. Volledig, accuraat en expliciet rapporteren vinden zij belangrijk. Beleidsmedewerkers benadrukken het belang van een goede onderbouwing van feiten en dat men bij het bevragen van informanten beter moet doorvragen. Bij het rapporteren is het van belang om onderscheid te maken tussen een mening en een feit met behulp van bronvermelding. Ook is het belangrijk om aan te geven waarom bepaalde informatie relevant is om in de rapportage op te nemen. Door meelezers te organiseren kan de kwaliteit van de rapportage worden verbeterd.

Publicatie “Samen werken aan feitenonderzoek” (NJI, 2020) (download)

In deze uitgebreide studie gaat het onder meer om het feitenonderzoek in de jeugdbeschermingsketen. Een van de belangrijke vragen die worden gesteld, is of er normen moeten komen voor het uitvoeren van feitenonderzoek.

7.1.1 Normenkader feitenonderzoek
…
Als tweede punt is verkend of verdere normering van het feitenonderzoek wenselijk is. Er is breed draagvlak voor het doorontwikkelen van het feitenonderzoek. De ‘ernstig bedreigde ontwikkeling’ van het kind moet daarbij uitgangspunt zijn, en daarmee het Internationaal Verdrag voor de Rechten van het Kind. Er is hierbij expliciet aandacht voor het onderscheiden van feiten, vermoedens en meningen. Bij voorkeur sluit een doorontwikkeling aan bij de huidige werkwijzen van de praktijkinstellingen en maakt die gebruik van jurisprudentie van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens. Cliëntenorganisaties en praktijkorganisaties dringen aan op ontwikkeling van een kader voor het feitenonderzoek van onderaf, rekening houdend met wat reeds in de praktijk ontwikkeld is en gebruikt wordt.
…

De wettelijke kaders van de jeugdbescherming (NJI)

Rapport “De wettelijke kaders van de jeugdbescherming – Inventariserende studie naar de heersende opvattingen over aanscherping van de rechtsgronden voor kinderbeschermingsmaatregelen. (NJI, 2020)” (download)

Beroepscode voor Jeugd- en Gezinsprofessional (BPSW, 2021)

…
ZORGVULDIGHEID, TRANSPARANTIE
Artikel 15 – Verslaglegging en dossiervorming
De professional verzamelt voor de ondersteuning en hulpverlening relevante informatie en legt deze zorgvuldig en op verantwoorde wijze vast. Verslaglegging en dossiervorming zijn noodzakelijk om een verantwoorde professionele relatie op te bouwen, het handelen tegenover de cliënt inzichtelijk en transparant te maken, het professionele handelen te kunnen verantwoorden, en om de dienstverlening zo nodig over te kunnen dragen. Relevante informatie betreft informatie over de persoon, diens omstandigheden en de voortgang van het hulp en dienstverleningsproces, die:
• noodzakelijk is voor het doel van de professionele relatie en bijdraagt aan het tot hun recht komen van cliënten;
• zo feitelijk mogelijk wordt beschreven, waarbij slechts interpretaties worden opgenomen als die duidelijk als zodanig worden aangegeven en noodzakelijk zijn voor (het eventueel overnemen van) het verdere hulp of dienstverleningsproces;
• alleen een als diagnose of suggestie van een diagnose wordt vastgelegd in het dossier door een deskundig persoon. De naam van degene die de diagnose heeft gesteld en de datum van de vaststelling worden in het dossier opgenomen;
• pas worden aangemerkt als ‘definitief’ als zij doorgesproken zijn met de cliënt. Is dit nog niet gebeurd dan wordt dit vermeld.
…

Beroepscode voor Jeugd- en Gezinsprofessional 2021 (download)

Beroepscode voor Jeugd- en Gezinsprofessional (BPSW, 2021)

…
TRANSPARANTIE, RESPECT VOOR ZELFBESCHIKKING
Artikel 18 – Dossier aanvullen en corrigeren
De professional biedt de cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordiger de mogelijkheid om gegevens in het dossier aan te vullen of te corrigeren.
Toelichting
Wanneer de cliënt van mening is dat de in het dossier vastgelegde gegevens niet correct zijn, maakt de professional daar in het dossier een aantekening van. Feitelijke informatie die aantoonbaar incorrect is, dient te worden gecorrigeerd. Bevindingen en conclusies die als een professioneel oordeel beschouwd kunnen worden, moeten als zodanig worden weergegeven en vallen niet onder het correctierecht.
Wanneer er verschillen van mening bestaan over de juistheid van informatie, neemt de professional de verschillende zienswijzen ­- met vermelding van de bron – in het dossier op.
Bij aanvullingen en/of correcties (inclusief verwijderingen) van tekst in het dossier, geeft de professional aan wie om de aanvullingen en/of correcties verzocht heeft.
De cliënt heeft er recht op dat op zijn verzoek gegevens in het dossier, of het gehele dossier, worden verwijderd c.q. vernietigd. De professional gaat na of de vernietiging van de gegevens niet in strijd is met wettelijke bepalingen en/of de belangen van de cliënt, of belangen van derden.

…

Beroepscode voor Jeugd- en Gezinsprofessional 2021 (download)

…

• In onze onderzoeken maken we gebruik van feitelijke informatie om te komen tot een weloverwogen advies.
  Soms is het nodig om beweringen van cliënten en anderen te bevestigen met informatie uit andere bronnen. (Zie § 4.3 ‘Gebruik van andere informatiebronnen’). Daarvoor kunnen wij bijvoorbeeld (professionele) informanten vragen om aanvullende informatie en/of hun visie, ook kunnen we het Justitieel Documentatieregister raadplegen. Informatiebronnen worden in de rapportage vermeld en informatie van informanten wordt altijd schriftelijk geaccordeerd. Er is één uitzondering: in een strafonderzoek hoeft de RvdK alleen de informatie van de informant te laten accorderen als deze hetgeen de ouders en/of de minderjarige stellen niet ondersteunt.
• In de rapportage worden feiten, visies van betrokkenen en interpretaties van de RvdK gescheiden.
• In onze onderzoeken passen we het principe toe van hoor en wederhoor, zodat ouders én kinderen kunnen reageren op de visie van anderen bij wie we informatie hebben ingewonnen (onze informanten).
  …

Ouders en kinderen hebben er recht op dat besluiten door de RvdK zorgvuldig worden genomen. De raadsbesluiten hebben immers grote impact op hun leven of maken zelfs inbreuk op hun rechten. Daarom neemt de RvdK de volgende waarborgen in acht:
…

• De afweging en de onderbouwing van het besluit worden opgenomen in het rapport en maken deel uit van het (digitale) dossier. In het rapport maken we duidelijk onderscheid tussen meningen, waarnemingen en feiten.

…

…

• De reacties van ouders en kind voegen we als bijlage toe aan het rapport. Als de ouders en/of het kind feitelijke onjuistheden signaleren, passen we die tekst aan in het rapport. In het definitieve raadsrapport vermelden en motiveren we of en waarom de reacties al dan niet hebben geleid tot aanpassingen in het raadsrapport, het besluit of het advies.

…

“Directbetrokkenen worden in de gelegenheid gesteld hun visie te geven op de melding en op hun situatie. Gehoord worden betekent ook dat directbetrokkenen zich kunnen herkennen in de verslaglegging van de gesprekken die met hen gevoerd worden. Daarbij wordt hen de mogelijkheid geboden om deze verslagen te corrigeren op feitelijke onjuistheden en om deze aan te vullen.”

” Veilig Thuis scheidt feiten en interpretaties
Bij alle informatie die Veilig Thuis verzamelt, zowel eigen informatie als van anderen, bijvoorbeeld van een melder, een informant of een directbetrokkene, worden de feiten gescheiden van de interpretaties van deze feiten.

Veilig Thuis vermeldt de bronnen van informatie
In alle gevallen vermeldt Veilig Thuis in het registratiesysteem de bron van de feiten en de interpretaties van de feiten.

Veilig Thuis past hoor en wederhoor toe
Geeft een melder, een informant of een directbetrokkene een mening of een oordeel over een (andere) directbetrokkene, dan stelt Veilig Thuis deze directbetrokkene in de gelegenheid om te reageren op deze mening of dit oordeel over hem.”

“Het onderzoek wordt uitgevoerd conform de algemene richtlijnen zoals verwoord in hoofdstuk 2. Omdat onderzoek leidt tot het antwoord op de vraag of er wel of geen sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling, gelden hier de volgende aanvullende richtlijnen:

• feiten worden gescheiden van meningen, oordelen en hypothesen;
• hoor en wederhoor wordt toegepast;
• meningen, oordelen en hypothesen worden onderbouwd met voldoende feiten;
• de weergave van de melding en van de informatie die door professionals is verstrekt is door hen geaccordeerd;
• als wordt verwezen naar onderzoek of diagnostiek wordt – indien voorhanden – de volledige rapportage daarvan als bijlage toegevoegd aan het onderzoek;
• de meningen van de betrokken gezinsleden over de melding en over het mogelijke geweld worden in het onderzoek opgenomen.”

“Bij de dossiervorming worden de volgende regels in acht genomen:
Veilig Thuis legt alleen die gegevens vast die nodig zijn voor de taken van Veilig Thuis;

• Veilig Thuis legt de gegevens zo feitelijk mogelijk vast en vermijdt speculaties en interpretaties;
• als er ook oordelen, meningen of hypothesen worden vastgelegd, wordt de status daarvan uitdrukkelijk vermeld, feiten en meningen/hypothesen/oordelen worden van elkaar gescheiden;
• diagnoses worden alleen vastgelegd indien ze zijn vastgesteld door een professional die bevoegd is de betreffende diagnoses te stellen;
• als er feiten en meningen van derden – van buiten Veilig Thuis – worden vastgelegd, dan wordt de bron daarbij vermeld;
• hoor en wederhoor wordt standaard opgenomen in rapportages;
• informatie die wordt vastgelegd en die afkomstig is van informanten, wordt door hen geaccordeerd;
• indien de gegevens die worden vastgelegd niet gebaseerd zijn op actuele contacten met leden van het cliëntsysteem wordt dit uitdrukkelijk vermeld;
• rapporten van externe deskundigen waarvan uitkomsten of conclusies worden vastgelegd in het registratiesysteem van Veilig Thuis, worden in zijn geheel als bijlage toegevoegd;
• de visie van een of meer directbetrokkenen op de melding en op de interventies en beoordelingen van Veilig Thuis wordt expliciet vermeld.

NB: Deze vuistregels gelden voor alle diensten van Veilig Thuis. Het beginsel ‘hoor en wederhoor’ zal vooral aan de orde zijn bij dossiervorming in een onderzoek. Bij alle andere diensten geldt de eis van ‘hoor en wederhoor’ in alle gevallen waarin Veilig Thuis inschattingen maakt of besluiten neemt op basis van belastende informatie over een persoon die door een andere persoon of instantie is verstrekt.”